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Índice de este contenido

  1. Acumulación de Cargos y Sueldos
    1. Ordenanza
    2. Instructivo
    3. Compendio Normativo
  2. Conciliación de datos entre los diferentes servicios
  3. Procedimiento de actuación en caso de acoso laboral
  4. Evaluación del desempeño
  5. Accidentes laborales - BSE
  6. Registro de Vínculos con el Estado - RVE - ONSC
  7. Comprobación de aptitud funcional
  8. Deducciones salariales
  9. Legajos
    1. Objetivos
    2. Definición
    3. Responsabilidades
  10. Áreas de Personal
  11. Procedimientos Interior

Acumulación de Cargos y Sueldos

Instructivo sobre acumulación de cargos y sueldos:

1. Las solicitudes de acumulación de cargos del personal docente y no docente de la Universidad de la República serán recibidas y tramitadas en todas sus etapas en los respectivos Servicios de acuerdo con lo dispuesto por la Ordenanza de Acumulación de Cargos y Sueldos aprobada por resolución Nº 6 del C.D.C. de fecha 12/XI/2002.
Las solicitudes correspondientes a funcionarios docentes y no docentes dependientes del Consejo Directivo Central ingresarán a la División Secretaría General de Oficinas Centrales para la resolución del Sr. Rector.

2. Corresponde gestionar la acumulación de cargos y sueldos a todo funcionario que, previamente a tomar posesión de su cargo en la Universidad de la República, se encuentre desempeñando otro cargo público dentro o fuera de la Universidad o, cuando habiendo sido previamente autorizada una acumulación, se produzca una modificación en su situación funcional por desempeño de otro cargo o por alteración en su volumen horario.

3. La solicitud debe presentarse ante el Servicio universitario en el cual el funcionario tome posesión del cargo o le sea concedida la extensión horaria en último término.

4. La oficina administrativa de personal de cada Servicio tendrá a su cargo la verificación de las disposiciones legales y reglamentarias que se aplican a las solicitudes de acumulación.
Deberá presentarse la siguiente documentación en original y duplicado: una declaración jurada de cargos públicos y un certificado por cada repartición en donde el solicitante se desempeñe.
En el certificado, firmado por la autoridad competente, deberá indicarse:
* nombre y cargo del interesado.
* horario asignado presupuestalmente al cargo y modificaciones - autorizadas en forma genérica por la autoridad competente.
* horario discriminado: días y horas en que se cumple la carga horaria o en su defecto justificación de la misma (horario libre, en régimen de determinada cantidad de horas, etc)

Se deberá examinar que la solicitud cumpla con los siguientes requisitos:
a) no podrá exceder las sesenta horas semanales efectivamente realizadas (Art. 1 Decreto-Ley 14.263 excepto en los casos expresamente previstos: practicantes de medicina, Art. 117 Ley 15.851)
b) no incluirá más de un cargo no docente (Art. 32 y 33 Ley 11.923; Art. 55 Ley Orgánica de la Universidad de la República; excepto: enfermeras universitarias del M.S.P, Art. 107 Decreto-Ley 14.985; personal médico y paramédico de la Dirección Nacional de Sanidad Policial, Art. 155 Ley 16.170; personal médico y paramédico de la Dirección Nacional de Cárceles y Centros de Recuperación, Art. 123 Ley 16.320; personal médico y paramédico de la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas; Art. 5 Ley 16.720)
c) no existirá superposición horaria entre los distintos cargos del solicitante (Art. 33 Ley 11.923)
d) se computará el horario que debe efectivamente cumplirse de acuerdo a lo establecido por las normas correspondientes.
e) habiéndose eliminado la exigencia del certificado referente a los perjuicios que la autorización de la acumulación puede causar al servicio, este aspecto deberá ser apreciado ahora en el acto de decisión respectivo.
f) existen varias disposiciones vinculadas con situaciones específicas para tener en cuenta (caso de los médicos residentes, Art. 6 Decreto-Ley 15.732, Arts. 261 y 262 Ley 15903)

5. Efectuados los controles señalados en el punto anterior, se confeccionará un informe y la correspondiente oficina administrativa del Servicio podrá redactar el proyecto de resolución que será elevado al órgano competente para su decisión.

6. Adoptada resolución por el órgano competente, se comunicará la misma a la Sección Personal, al Departamento de Contaduría del Servicio y mensualmente al Consejo Directivo Central.

7. La autorización de la acumulación de cargos y sueldos será comunicada a los Servicios universitarios y demás organismos fuera de la Universidad afectados.-

Aprobado por Resolución del Sr. Rector de fecha 9 de octubre de 2003 y modificado num. 4 lit. d) por Resolución del Sr. Rector de fecha 18 de abril de 2006.

* Ordenanza de Acumulación de Cargos y Sueldos
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Instructivo

1. Las solicitudes de acumulación de cargos del personal docente y no docente de la Universidad de la República serán recibidas y tramitadas en todas sus etapas en los respectivos Servicios de acuerdo con lo dispuesto por la Ordenanza de Acumulación de Cargos y Sueldos aprobada por resolución Nº 6 del C.D.C. de fecha 12/XI/2002.
Las solicitudes correspondientes a funcionarios docentes y no docentes dependientes del Consejo Directivo Central ingresarán a la División Secretaría General de Oficinas Centrales para la resolución del Sr. Rector.

2. Corresponde gestionar la acumulación de cargos y sueldos a todo funcionario que, previamente a tomar posesión de su cargo en la Universidad de la República, se encuentre desempeñando otro cargo público dentro o fuera de la Universidad o, cuando habiendo sido previamente autorizada una acumulación, se produzca una modificación en su situación funcional por desempeño de otro cargo o por alteración en su volumen horario.

3. La solicitud debe presentarse ante el Servicio universitario en el cual el funcionario tome posesión del cargo o le sea concedida la extensión horaria en último término.

4. La oficina administrativa de personal de cada Servicio tendrá a su cargo la verificación de las disposiciones legales y reglamentarias que se aplican a las solicitudes de acumulación.
Deberá presentarse la siguiente documentación en original y duplicado: una declaración jurada de cargos públicos y un certificado por cada repartición en donde el solicitante se desempeñe.
En el certificado, firmado por la autoridad competente, deberá indicarse:
* nombre y cargo del interesado.
* horario asignado presupuestalmente al cargo y modificaciones - autorizadas en forma genérica por la autoridad competente.
* horario discriminado: días y horas en que se cumple la carga horaria o en su defecto justificación de la misma (horario libre, en régimen de determinada cantidad de horas, etc)

Se deberá examinar que la solicitud cumpla con los siguientes requisitos:
a) no podrá exceder las sesenta horas semanales efectivamente realizadas (Art. 1 Decreto-Ley 14.263 excepto en los casos expresamente previstos: practicantes de medicina, Art. 117 Ley 15.851)
b) no incluirá más de un cargo no docente (Art. 32 y 33 Ley 11.923; Art. 55 Ley Orgánica de la Universidad de la República; excepto: enfermeras universitarias del M.S.P, Art. 107 Decreto-Ley 14.985; personal médico y paramédico de la Dirección Nacional de Sanidad Policial, Art. 155 Ley 16.170; personal médico y paramédico de la Dirección Nacional de Cárceles y Centros de Recuperación, Art. 123 Ley 16.320; personal médico y paramédico de la Dirección Nacional de Sanidad de las Fuerzas Armadas; Art. 5 Ley 16.720)
c) no existirá superposición horaria entre los distintos cargos del solicitante (Art. 33 Ley 11.923)
d) se computará el horario que debe efectivamente cumplirse de acuerdo a lo establecido por las normas correspondientes.
e) habiéndose eliminado la exigencia del certificado referente a los perjuicios que la autorización de la acumulación puede causar al servicio, este aspecto deberá ser apreciado ahora en el acto de decisión respectivo.
f) existen varias disposiciones vinculadas con situaciones específicas para tener en cuenta (caso de los médicos residentes, Art. 6 Decreto-Ley 15.732, Arts. 261 y 262 Ley 15903)

5. Efectuados los controles señalados en el punto anterior, se confeccionará un informe y la correspondiente oficina administrativa del Servicio podrá redactar el proyecto de resolución que será elevado al órgano competente para su decisión.

6. Adoptada resolución por el órgano competente, se comunicará la misma a la Sección Personal, al Departamento de Contaduría del Servicio y mensualmente al Consejo Directivo Central.

7. La autorización de la acumulación de cargos y sueldos será comunicada a los Servicios universitarios y demás organismos fuera de la Universidad afectados.-

Aprobado por Resolución del Sr. Rector de fecha 9 de octubre de 2003 y modificado num. 4 lit. d) por Resolución del Sr. Rector de fecha 18 de abril de 2006.
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Compendio Normativo

A. Compendio Normativo Completo (Descargar aquí)

B. Excepciones

1. Tope Máximo de Horas a Acumular

Funcionarios del SODRE

SE EXCEPTÚA:
Exceder el tope de hasta 60 hs. semanales acumulables

LEYES / DECRETOS:
Art. 383 – Ley Nro. 15.809
Art. 21 – Ley Nro. 12.079
Art. 201 – Ley Nro. 13.835
Decreto Ley Nro. 14.263 de 05/09/1974
Art. 115 – Ley Nro. 12.803

Acceder a Leyes y Decretos – Páginas 33 a 35 del Compendio

Docentes, Talleristas y Recreadores del Centro de Formación y Estudios del Instituto Nacional del Menor

SE EXCEPTÚA:
Exceder el tope de hasta 60 hs. semanales acumulables

LEYES / DECRETOS:
Art. 544 y 545 – Ley Nro. 16.170
Decreto Ley Nro. 14.263 de 05/09/1974
Art. 115 – Ley Nro. 12.803
Art. 2 y 265 – Ley Nro. 18.996

Acceder a Leyes y Decretos – Páginas 36 a 38 del Compendio

2. Más de un Cargo No Docente

Médicos, Odontólogos, o Químicos Farmacéuticos del M.S.P. en localidades del interior, que residen permanentemente en la misma, con referencia al desempeño de otros cargos de esta naturaleza fuera del departamento de Montevideo

SE EXCEPTÚA:
Acumular más de un cargo No Docente

LEYES / DECRETOS:
Art. 106 – Decreto Ley Nro. 14.985
Art. 457 – Ley Nro. 15.809

Acceder a Leyes y Decretos – Página 39 del Compendio

Médicos del Instituto Nacional del Menor

SE EXCEPTÚA:
Acumular más de un cargo No Docente

LEYES / DECRETOS:
Art. 435 – Ley Nro. 16.320
Art. 650 – Ley Nro. 16.170
Decreto 185/991

Acceder a Leyes y Decretos – Páginas 40 a 41 del Compendio

Médicos de Familia

SE EXCEPTÚA:
Acumular más de un cargo No Docente

LEYES / DECRETOS:
Artículo único – Ley Nro. 17.597
Art. 32 – Ley 11.923 – Art. 12 – Ley 12.079 – Art. 270 – Ley 15903

Acceder a Leyes y Decretos – Páginas 42 a 43 del Compendio

Contrataciones de Encuestadores,
Críticos-Codificadores y Supervisores de Campo


SE EXCEPTÚA:
Acumular más de un cargo No Docente

LEYES / DECRETOS:
Art. 63 – Ley 19.355

Acceder a Leyes y Decretos – Página 44 del Compendio

Contrataciones de Verano
(Deporte Comunitario – Secretaría Nacional del Deporte)


SE EXCEPTÚA:
Acumular más de un cargo No Docente

LEYES / DECRETOS:
Art. 92 – Ley 19.355

Acceder a Leyes y Decretos – Página 45 del Compendio

3. Sobre Cargos y Horarios

Practicantes de Medicina – Situación Nro. 1

SE EXCEPTÚA:
Exceder el tope de hasta 60 hs. semanales acumulables

CONDICIÓN:
Designados por Concurso, para cubrir cargos en la circunscripción única conformada por el M.S.P. y Facultad de Medicina.

LEYES / DECRETOS:
Art. 117 – Ley Nro. 15.851
Art. 1 – Ley Nro. 14.263
Art. 115 – Ley Nro. 12.803
Art. 303 – Ley Nro. 13032

A tener en cuenta:
En reunión en 2014 con la Directora de Asuntos Jurídicos de la Oficina Nacional del Servicio Civil, se concluyó en que la excepción a la que se refiere la normativa que se detalla a continuación, no es aplicable a quienes son practicantes de medicina y acumulan otros cargos o funciones, sino o a quienes desempeñando cargos o funciones se presentan a tramitar acumulación de un cargo de practicante de medicina.

Practicantes de Medicina – Situación Nro. 2

SE EXCEPTÚA:
Exceder el tope de hasta 60 hs. semanales acumulables
Acumular más de un cargo No Docente

CONDICIÓN:
Designados por Concurso, en contrato a término.

LEYES / DECRETOS:
Art. 171 – Ley Nro. 12.376
Art. 32 – Ley Nro. 11.923

A tener en cuenta:
En reunión en 2014 con la Directora de Asuntos Jurídicos de la Oficina Nacional del Servicio Civil, se concluyó en que la excepción a la que se refiere la normativa que se detalla a continuación, no es aplicable a quienes son practicantes de medicina y acumulan otros cargos o funciones, sino o a quienes desempeñando cargos o funciones se presentan a tramitar acumulación de un cargo de practicante de medicina.

Acceder a Leyes y Decretos – Páginas 46 a 49 del Compendio

Practicantes Internos de Medicina – Situación Nro. 3

CONDICIÓN:
Designados por Concurso en Contratos de Función Pública o Contrataciones Rentadas Temporarias.

SE EXCEPTÚA:
Acumular más de un cargo No Docente

LEYES / DECRETOS:
Art. 594 – Ley 19.355

Acceder a Leyes y Decretos – Páginas 49 a 50 del Compendio

Médicos Residentes de Facultad de Medicina

SE EXCEPTÚA:
Exceder el tope de hasta 60 hs. semanales acumulables
Acumular más de un cargo No Docente

CONDICIÓN:
Con CARGOS EN MATERIAS BÁSICAS.

LEYES / DECRETOS:
Art. 14, Literal B) – Ley Nro. 19.301

A tener en cuenta:
La Ley establece que quedarán fuera del Régimen de Acumulación. Al respecto, la Dirección General Jurídica interpreta que deben acumular, y que cuando se refiere a quedarán fuera del Régimen de Acumulación, tiene que ver con la acumulación de cargos que excede el tope de hasta 60 horas semanales y con la incompatibilidad de acumulación de más de un cargo no docente.

Acceder a Leyes y Decretos – Página 50 del Compendio

Enfermeras Universitarias del M.S.P. / Personal Médico y Paramédico de la D.N.S.FF.AA. / Personal Médico y Paramédico de la D.N.S.P.

SE EXCEPTÚA:
Exceder el tope de hasta 60 hs. semanales acumulables
Acumular más de un cargo No Docente

CONDICIÓN:
No superposición de horarios.
No superar las 12 horas diarias de labor.

LEYES / DECRETOS:
Art. 107 – Decreto Ley Nro. 14.985 de Fecha 28/12/1979
Art. 155 – Ley Nro. 16.170 – Art. 5 – Ley Nro. 16.720
Decreto Nro. 285/996 de Fecha 16/07/1996
Decreto Nro. 459/983 de Fecha 06/12/1983

Acceder a Leyes y Decretos – Páginas 51 a 53 del Compendio

Profesionales de la Salud al 14/11/2007

SE EXCEPTÚA:
Acumular más de un cargo No Docente
Exceder el tope de hasta 60 hs. semanales acumulables

SE CONDICIONA:
A la continuidad del desempeño de las mismas funciones.
Al desempeño de todos los cargos acumulados como profesionales de la salud.

LEYES / DECRETOS:
Art. 1 y Art. 2 – Ley Nro. 18.193
Art. 32 – Ley Nro. 11.923
Art. 12 – Ley Nro. 12.079
Decreto Nro. 322/009

Acceder a Leyes y Decretos – Páginas 54 a 59 del Compendio

4. Horas a acumular a algunos cargos UDELAR

Cargos de Decano o Director de Instituto Asimilado a Facultad

SE CONDICIONA:
El volumen horario semanal a acumular a cargos de Decano o Director de Instituto Asimilado a Facultad.

LEYES / DECRETOS:
Comunicación Interna de la Dirección General de Administración Financiera, de Fecha 01/06/2001

Acceder a Leyes y Decretos – Página 60 del Compendio

5. Al Cómputo de Horas en Minutos

Funcionario Docentes de la Comisión Nacional de Educación Física

SE ESTABLECE:
La verificación por horas docentes de 45 minutos cada una.

LEYES / DECRETOS:
Art. 238 – Ley Nro. 15.903

Acceder a Leyes y Decretos – Página 61 del Compendio
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Conciliación de datos entre los diferentes servicios

Si un funcionario docente trabaja en más de un servicio las àreas de Personal deben conciliar la información relativa a la fecha de ingreso a la Administración Pública ya que la misma es única para cada trabajador.
A la vez, la fecha que sea resultado de dicha conciliación deberá estar ingresada correctamente en los sistemas de Personal de modo de asegurarse la correcta liquidación de haberes y cálculo de licencia generada.
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Registro de Vínculos con el Estado - RVE - ONSC

El Registro de Vínculos con el Estado fue creado por el art.13 la ley 18.719 y funciona en la órbita de la Oficina Nacional de Servicio Civil.
En él se ingresan todos los vínculos vigentes en cada organismo público . En el caso de la Universidad de la República se ingresan los datos vinculados a nombres y cargos desempeñados por funcionarios docentes y no docentes, pasantes, becarios, funcionarios en comisión y arrendamientos de obra.
La información se remite periódicamente a la ONSC a través de su sitio web.

Presentación RVE Año 2015
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Comprobación de aptitud funcional

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Deducciones salariales

Sobre el salario nominal de cada funcionario se aplican diversas deducciones salariales de carácter general y legal : aportes jubilatorios al Banco de Previsión Social, Impuesto a la Renta de las Personas Físicas(IRPF), Sistema Nacional Integrado de Salud(FONASA).

A ello se pueden agregar descuentos particulares por: retenciones judiciales, préstamos sobre sueldo, seguros de vida, descuentos por inasistencias, cuotas de afiliación a otras Cajas, cooperativas,emergencias médicas, etc.
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Legajos

INSTRUCTIVO DE LEGAJOS- Documento.-
INDICE




I.OBJETIVO

II.DEFINICIÓN

III. FUNDAMENTO NORMATIVO
Normativas Universitarias

III.ANTECEDENTES

V. RESPONSABILIDADES
Áreas de Personal
Funcionario, becario o pasante
Dirección General de Personal
Incumplimientos

VI.ASPECTOS GENERALES
Apertura del Legajo Personal
Ubicación Física del Legajo
Salida de información del Legajo
Carpetas de Legajo

VII.COMPONENTES Y FORMALIDADES, PARA EL INGRESO DE LA INFORMACIÓN A LOS LEGAJOS
Datos Personales – Identificatorios
Licencias e inasistencias
Estudios Formales
Formación Continua- Capacitación
Experiencia Laboral
Carrera Funcional
Méritos
Deméritos
Anotaciones Varias
Calificaciones






LEGAJO DE PERSONAL


I. OBJETIVO

El presente documento tiene como objetivo brindar información sobre Legajos de Personal y proporcionar pautas y orientaciones para que las áreas de personal de los servicios universitarios apliquen criterios homogéneos en la registración y manejo de los mismos.

II. DEFINICIÓN DE LEGAJO

El legajo es un instrumento fundamental de la gestión de personal que le permite a la organización conocer las características y perfil de sus funcionarios a los efectos de establecer políticas de personal, tomar decisiones, definir criterios para el ascenso y movilidad, evaluación y calificaciones, capacitación, desvinculación laboral y aspectos sociales.

Los legajos de personal recogen información sobre el funcionario, becario o pasante en los aspectos individuales que se relacionan con los laborales.

Es un documento de carácter oficial donde se registran los datos personales y familiares y la trayectoria laboral a partir del ingreso en la UdelaR. Algunos de sus datos como: domicilio, teléfono, estado civil e hijos son de carácter confidencial y sólo podrán ser informados de oficio.

III. FUNDAMENTO NORMATIVO

Normas universitarias:
- Ley Orgánica
- Estatuto de Personal No Docente
- Estatuto de Personal Docente
- Ordenanza de Actos Administrativos

IV. ANTECEDENTES

Los legajos de personal se llevan en forma manual, existiendo carpetas que contienen la información en formularios y comprobantes. Algunos servicios universitarios fueron además informatizando la gestión de personal utilizando en la mayoría de los casos el sistema ARSAFE.

La UdelaR ha planteado dentro de sus objetivos institucionales la mejora de los procesos de trabajo y la profesionalización de los funcionarios, aspectos que se sustentan en los enunciados de los Planes Estratégicos (Pledur 2000 y 2005). La implementación de los sistemas horizontales de gestión apunta al cumplimiento de estos objetivos, siendo el Sistema Integral de Administración de Personal (SIAP), uno de ellos.

El SIAP contribuye en los dos sentidos, siendo una herramienta de trabajo que unifica y mejora los procedimientos y las interrelaciones laborales entre los funcionarios y por otro lado promueve el desarrollo del personal. Descentraliza las operaciones y brinda información completa, precisa y en tiempo real para la toma de decisiones. Uniformiza criterios y procesos; delimita responsabilidades, permite el manejo de información descentralizada y centralizada con carácter general y disminuye los costos de gestión.

El Sistema Integral de Personal contiene un módulo de Legajo de Personal.

Además de la información que se registra en los sistemas informáticos, las áreas de personal cuentan con carpetas en las cuales se incorpora la documentación probatoria. Este documento aporta elementos para el manejo de las mismas..


V. RESPONSABILIDADES

Áreas de personal.

Los Departamento de Recursos Humanos, las Secciones de Personal o quienes hagan sus veces son responsables de cumplir con las disposiciones que establece el presente documento y de llevar actualizados los registros que se incorporan al legajo del personal docente y no docente, becarios y pasantes.

Los Art. 15 y 16 del Estatuto del Personal no docente establecen: “Art. 15 - Legajos funcionales - Las reparticiones universitarias deberán llevar los legajos de los funcionarios, brindando a la Dirección General de Personal la información necesaria a los efectos de llevar el Registro de los funcionarios no docentes de la Universidad.”
“Art. 16 - Anotaciones en los legajos - En los legajos personales se deberá dejar constancia de todas las resoluciones dictadas por la autoridad competente, sobre la actuación del funcionario. Los funcionarios podrán obtener en cualquier tiempo, vista de su correspondiente legajo...”

Por analogía se aplica también a los Legajos del personal docente, becarios y pasantes.

Funcionario, becario o pasante

Es obligación de los mismos proporcionar la información y los documentos que le son solicitados para ser incorporados al Legajo y a la carpeta.

Asimismo deberá comunicar a las áreas de personal en forma inmediata cualquier modificación que surja sobre los datos suministrados (cambio de domicilio, credencial cívica, estudios, estado civil, etc.).

Dirección General de Personal

Velará por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en este documento al igual que las autoridades administrativas de los servicios universitarios.

Asimismo se reservará el derecho de verificar la autenticidad y/o veracidad de los registros realizados y solicitar las auditorias que se entiendan convenientes realizar.

Incumplimientos

El adecuado cumplimiento de las formalidades y utilización de los legajos permitirá una mejor gestión de los recursos humanos.
Las irregularidades constatadas en el manejo de los legajos personales que incluyen entre otras, la omisión en la realización de los registros que corresponda realizar, determinarán la responsabilidad de los funcionarios involucrados, previa instrucción de sumario administrativo.

VI. ASPECTOS GENERALES

Apertura del legajo personal


El legajo se inicia con el ingreso del funcionario, becario o pasante a la UdelaR, a partir de la toma de posesión.

Desde ese momento se registrarán todos los actos administrativos relacionados con el funcionario a lo largo de su trayectoria en la institución hasta la fecha de su desvinculación laboral.

El SIAP tiene un único legajo por funcionario, becario o pasante que integra la actuación docente y no docente aunque se desempeñe en distintos servicios. El servicio sólo podrá registrar los datos del funcionario en esa dependencia y ver el legajo en su conjunto.


Plazo de incorporación de datos


Todos los datos que deban incorporarse al legajo personal deberán registrarse dentro de los diez días hábiles de recibida la documentación correspondiente por la dependencia de Personal.


Ubicación física del legajo

En las dependencias que no tienen instalado el SIAP y mantienen legajos manuales o informáticos, cuando un funcionario pasa a revistar en otro servicio universitario, se remite de oficio el original del legajo al servicio de destino, acompañado de la correspondiente carpeta de legajo.

En el caso de funcionarios con apartamiento de la carrera administrativa, los legajos originales y carpetas deberán estar en el lugar donde presta funciones (cargo activo).
En los servicios que dispongan del SIAP, la dependencia del cargo con apartamiento registrará el inicio del mismo, sus prórrogas y ceses; mientras que el servicio del cargo en el cual asume nuevas funciones realizará la designación, registros posteriores relacionados a ese cargo y la actualización general del legajo (personales, familiares, curriculares, etc.).
Cuando no se disponga del SIAP, la registración debe realizarse en ambos servicios.


Cuando se trate de pases en comisión el legajo permanece en el servicio de origen.

Salidas de Información del Legajo

Las fotocopias autenticadas de los legajos podrán salir de las áreas de personal exclusivamente a solicitud expresa de la Dirección General de Personal para ser incorporada a los procesos de concursos, regularizaciones y otras actuaciones que así lo requieran, de la Dirección General Jurídica, de las autoridades de los servicios (en sus áreas de competencia los Consejos, Decanos, Directores, Pro-Rectores, Directores Generales, Directores de División o quienes hacen sus veces) y del interesado.

Carpetas de legajos

En forma paralela se llevarán las “carpetas de legajos” que contienen la documentación probatoria que corresponda archivar.
Se incluirán en dichas carpetas: fotocopia de cédula; declaraciones juradas: de adhesión al sistema democrático republicano, de cargos; toma de posesión, beneficios sociales, cuota mutual, acumulación de cargos; certificado de buena conducta, certificado de la DUS de aptitud psico-física; en los casos que corresponda; partidas de: matrimonio del funcionario, nacimiento de hijos, defunción, sentencia de divorcio, tenencia, etc; fotocopias de títulos profesionales, certificados de estudios, diplomas o certificados de capacitación y formación continua; calificación refrendada y otros documentos escritos o en medios informáticos que el servicio considere importante archivar.

La documentación se folia y se incorpora en forma cronológica decreciente, lo más reciente va primero.

En todos los documentos se dejará constancia que es copia fiel del original que se tiene a la vista.
Mientras el funcionario mantiene el vínculo laboral con la institución, el legajo es considerado activo. Cuando se produce la desvinculación laboral el legajo pasa a ser pasivo. Las carpetas de ambos archivos se mantienen separadas. En el caso de reingreso la carpeta pasa del archivo pasivo al activo.

VII. COMPONENTES Y FORMALIDADES PARA EL INGRESO DE LA INFORMACIÓN A LOS LEGAJOS.

El ingreso de información a los legajos debe cumplir con determinadas formalidades, según los datos que se incorporen.

El Art. 16 del Estatuto de personal no docente, Anotaciones en los legajos establece que “en los legajos personales se deberá dejar constancia de todas las resoluciones dictadas por la autoridad competente, sobre la actuación del funcionario. Los funcionarios podrán obtener en cualquier tiempo, vista de su correspondiente legajo...”

Datos Personales – Identificatorios

Los datos personales se toman de la declaración jurada del funcionario y de la presentación de los documentos probatorios: cédula de identidad, credencial cívica, certificados de estudios, etc. Los datos de los familiares se toman además de las partidas correspondientes (matrimonio, nacimiento, etc.).

Licencias e Inasistencias

Registro de todas las inasistencias autorizadas y no autorizadas del funcionario y de su impuntualidad (resumen de la planilla anual de asistencia).

Art. 23 del Estatuto del Personal no docente- “ Contralor de asistencia – Los funcionarios a quienes incumba el contralor de la asistencia, según los respectivos reglamentos, cuidarán que las faltas que se enuncian en los artículos anteriores queden debidamente documentadas y comunicadas al efecto de su sanción, so pena de incurrir ellos mismos, en omisión grave, que figure en su legajo personal.”

Estudios formales

Se especifica el último grado alcanzado en cualquier nivel de enseñanza: primaria, secundaria, técnica, oficios, terciaria o universitaria (grado y postgrado). Incluye: denominación del título, diploma o certificado, institución otorgante, año de egreso, el nivel alcanzado. Comprende también la formación en Idiomas.

Para efectuar el registro previamente se deberá verificar su autenticidad con el original exhibido. La fotocopia autenticada se incorporará a la carpeta del legajo.

Formación Continua - Capacitación

Se indican las actividades formativas del funcionario: cursos, seminarios, talleres, encuentros, congresos, simposios, etc.
Se deberá especificar el nombre de la actividad, período y horas de duración, institución organizadora, calidad de la participación (participante, asistencia, expositor, etc.)
La actualización se realiza de oficio o a través del interesado, quien podrá solicitar se incorporen en su legajo la capacitación aprobada.
Para efectuar el registro previamente se deberá verificar su autenticidad con el original exhibido. La fotocopia autenticada se incorporará a la carpeta del legajo.

Experiencia laboral

Registra la actividad pública y privada que contiene el nombre del organismo o empresa, el cargo desempeñado, categoría, período (ingreso y egreso), carácter, forma de acceso.
Para efectuar el registro previamente se deberá presentar el comprobante original de la actuación firmado por autoridad competente. El original o la fotocopia autenticada se incorporará a la carpeta del legajo.

Carrera funcional

Se incorporan los datos de los cargos desempeñados en la UdelaR en todas las categorías.
Se inicia el registro con el alta del primer cargo y en forma cronológica se actualiza con la trayectoria del funcionario hasta el egreso.
La actuación funcional incluye además los conceptos asociados al cargo o movimientos: extensiones o reducciones horarias, subrogaciones, compensaciones, dedicación total, etc.

Las altas y bajas así como otros conceptos asociados a los cargos se toman de las resoluciones de los órganos competentes.
En cada registro deberá figurar: identificación del cargo (categoría, escalafón, subescalafón, grado, carga horaria, denominación, carrera, número de cargo ), carácter, forma de acceso; órgano que dicta la resolución, número y fecha , número de expediente y otros datos que se entiendan pertinentes incluir.

Méritos

Mérito es la actuación del funcionario que merece una especial mención por tratarse de acciones extraordinarias que van más allá de las obligaciones normales del cargo y que cumplen con los requisitos de pertinencia, oportunidad y legitimidad.
Tienen potestad para resolver la incorporación al legajo el Rector (Ley Orgánica, Art. 26), los Decanos de Facultad (Ley Orgánica, Art. 42), los Directores de Institutos, Escuelas o Licenciaturas, el Director del Hospital de Clínicas, de acuerdo a lo que establecen las respectivas Ordenanzas.
Al registrar en el legajo se especifica el órgano decisor, la fecha y un resumen de la resolución por la cual la autoridad competente expresa un reconocimiento a un funcionario y dispone la anotación del mismo en su legajo personal en “Méritos”.

El proceso para la incorporación al legajo se inicia con el reconocimiento de un superior que aporta la más amplia información para la toma de decisión, a la cual se podrán incorporar informes de los jerarcas respectivos. Deberá existir un plazo temporal razonable entre la actuación y su reconocimiento, que no podrá superar los 60 días, así como su posterior anotación en el legajo.

10. Deméritos

Se ingresan los datos que han seguido el debido proceso previo y que cuentan con la resolución de la autoridad competente del servicio.
Tienen potestad para ello el Rector (Ley Orgánica, Art. 26), los Decanos de Facultad (Ley Orgánica, Art. 42), los Directores de Institutos, Escuelas o Licenciaturas, el Director del Hospital de Clínicas, de acuerdo a lo que establecen las respectivas Ordenanzas.

En el caso de las sanciones además se debe cumplir con lo que establece el Art. 16 del Estatuto de Personal no docente – Anotaciones en los legajos- “... Los jefes de Sección Personal de cada Servicio, o quienes hagan sus veces, bajo responsabilidad funcional, están obligados a anotar en el legajo personal respectivo, constancias de las investigaciones sumariales o sumarios decretados, así como las resultancias finales de los mismos; y las anotaciones que disponga la autoridad competente.
No se hará en los legajos ninguna anotación desfavorable para el funcionario, sin que éste haya sido notificado y oído en el respectivo expediente o información.”

Asimismo el Art. 50 de la Ley Orgánica- Sanciones Disciplinarias, establece que en la aplicación de sanciones el funcionario tiene el derecho de presentar sus descargos antes de que la misma adquiera carácter definitivo y se anote en su legajo funcional.




Previo al ingreso de sanciones al legajo que no surjan de un sumario administrativo, se debe constatar que dicha resolución haya sido notificada al funcionario, verificando el cumplimiento de los 10 días hábiles para presentar su defensa, así como producir prueba de descargo.
Transcurrido dicho plazo, sin haberse presentado descargos, la sanción debe ser registrada en el legajo. En caso contrario se estará a la espera de la resolución sobre los mismos.

En caso de sanciones adoptadas por resultancias de un sumario, no será necesario este requisito, puesto que se presupone que han cumplido las garantías del debido proceso.

Se registra un resumen de la causa que originó el hecho y de la resultancia final; se especifica el órgano que lo dispone, la fecha y número de resolución.

11. Anotaciones Varias

En anotaciones varias se ingresa información del tipo de: agradecimientos, integración de tribunales, comisiones asesoras, participación en proyectos, investigaciones y otros.

La actualización se realiza de oficio o a través del interesado, quien podrá solicitar su incorporación en el legajo.

También se registra la fecha de resolución que indica el inicio de las investigaciones administrativas y sumarios, la resolución, el órgano decisor. Finalizada la actuación se indicará la resultancia de la misma, la resolución, el órgano que la decreto y la fecha. Estas situaciones no se deben considerar como deméritos, a no ser que se concluya con la aplicación de una sanción, la que será registrada en Deméritos.

En caso de que un funcionario sea trasladado en la etapa de sustanciación, la conclusión final de la misma será incorporada al legajo por el servicio en el cual revista.

Los comprobantes y certificaciones deberán ser expedidos por la autoridad competente.

12. Calificaciones

Se registrará en el legajo, la calificación refrendada del funcionario, el puntaje total obtenido y el período de evaluación.
Se deberá guardar en la carpeta el original de la misma.












Montevideo, Julio de 2007

El presente documento se elaboró con el apoyo de las áreas de personal de los servicios universitarios en conjunto con la Dirección General de Personal.

En un Taller de Intercambio con las áreas de personal se realizó un diagnóstico de situación y se conformó un grupo de trabajo con el objetivo de elaborar la primer propuesta. En este equipo intervinieron:

Participación y Elaboración de la propuesta

Hedy Montenegro – Facultad de Ciencias Económicas
Marta Casas – Facultad de Arquitectura
Dirección General de Personal:
. Generosa García
. Eduardo Caballero
. Lucía Cidade
Participación

Ethel Tulic – Facultad de Ingeniería
Miriam Soto – Oficinas Centrales
Mirta Olmedo – Oficinas Centrales
Graciana Molinari – Dirección General de Personal


Ma. Luisa Salgado
Directora General de Personal



EL CONSEJO EJECUTIVO DELEGADO DE LA UNIVERSIDAD DE LA REPÚBLICA EN SESIÓN ORDINARIA DE FECHA 20 DE AGOSTO DE 2007, ADOPTO LA SIGUIENTE RESOLUCIÓN:

3-
(Exp. 012000-000051-06) – Atento a lo propuesto por la Dirección General de Personal y a lo informado por la Dirección General Jurídica y la Comisión Sectorial de Gestión Administrativa;

1.Aprobar el “Instructivo sobre Legajos Personales”, cuyo texto luce en el distribuido Nº 1750/07.
2.Reconocer la tarea realizada por los siguientes funcionarios que integraron el equipo que elaboró el referido Instructivo, incorporándola a sus respectivos Legajos Personales:
- Eduardo Caballero;
- Marta Casas;
- Lucía Cidade;
- Generosa García; y
- Hedy Montenegro
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Objetivos

El legajo es un instrumento fundamental de la gestión de personal que le permite a la organización conocer las características y perfil de sus funcionarios a los efectos de establecer políticas de personal, tomar decisiones, definir criterios para el ascenso y movilidad, evaluación y calificaciones, capacitación, desvinculación laboral y aspectos sociales.
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Definición

Los legajos de personal recogen información sobre el funcionario, becario o pasante en los aspectos individuales que se relacionan con los laborales.
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Responsabilidades

Los Departamento de Recursos Humanos, las Secciones de Personal o quienes hagan sus veces son responsables de cumplir con las disposiciones que establece el documento elaborado sobre Legajos, y de llevar actualizados los registros que se incorporan al legajo del personal docente y no docente, becarios y pasantes.
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Áreas de Personal

Página en construcción
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