Desde octubre de 2024, un equipo integrado por funcionarios y funcionarias de distintos departamentos de la Dirección General de Personal (DGP) de la Universidad de la República (Udelar) trabaja en el rediseño del Procedimiento de Subrogación de Funciones. La iniciativa, que surgió en el marco de una propuesta de la dirección de la DGP, es la primera experiencia de trabajo en equipo colaborativo de este tipo dentro del servicio.
El equipo está integrado por Gabriela Curbelo y Ana Charletto, que forman parte del Departamento de Desarrollo Organizacional, Martín Seris, integrante del Departamento de Información y Gestión TAS, Mathías Quintana, del Departamento de Concursos, y Ramiro Pírez, de la Sección Designaciones y Movimientos de Personal. El grupo se conformó de esta forma porque el total de sus integrantes realizan diferentes tareas durante el Procedimiento de Subrogación.
En diálogo con el Prorrectorado de Gestión, las funcionarias y funcionarios relataron cómo fue el trabajo para realizar cambios en el Procedimiento. De acuerdo a Charletto, el rol de coordinación del equipo lo llevan a cabo ella y Curbelo, pero el grupo es un espacio de trabajo horizontal donde todos tienen diversas tareas asignadas.
El trabajo se organizó a través de reuniones semanales, acordadas con las jefaturas de cada sector para no interferir con las tareas habituales. En cada encuentro, las y los integrantes del equipo aportaron documentación, formularios y planillas de sus respectivas áreas con el objetivo de analizar en conjunto el procedimiento vigente y buscar formas de mejorarlo.
Según las y los entrevistados, la dinámica generó una experiencia enriquecedora tanto en lo técnico como en lo humano, ya que les permitió compartir y aprender sobre los roles y tareas de cada sector. “Está bueno aprender del trabajo del otro para valorarlo. A veces uno dice: ‘¿por qué me piden esto?’ Y está bueno entender el porqué”, señaló Charletto. A eso, Curbelo añadió que el equipo trabaja con “mucha empatía y colaboración”, lo que fue clave para que las instancias compartidas fueran productivas.
Los ajustes finales del procedimiento y los proyectos a futuro
La tarea principal del equipo fue revisar el Procedimiento de Subrogación de Funciones, que se utiliza cuando es necesario que una persona supla a otra en un rol jerárquico, ya sea por vacancia o acefalía transitoria. Según explicó Seris, uno de los problemas que detectaron fue la duplicación de controles: “Vimos que distintos sectores controlaban la misma información, lo que generaba demoras innecesarias”.
Ante este escenario, Pírez planteó que se pusieron como objetivo lograr que haya menos “idas y vueltas con el servicio”, para así “ahorrar tiempo y minimizar omisiones”. El objetivo general es claro: lograr un proceso más ágil, eficiente y menos fragmentado. Para ello, el equipo analizó ejemplos concretos, identificando áreas de mejora y buenas prácticas: “tomamos ejemplos de casos que estaban bien y otros que estaban mal. Teníamos muchos insumos como para trabajar y visualizar mejor todo lo que teníamos que hacer”, apuntó Seris.
Si bien el rediseño del Procedimiento de Subrogación de Funciones aún no está completamente cerrado, el equipo considera que resta poco para finalizarlo. En ese sentido, Quintana contó que le presentaron a la dirección de la DGP un informe con los avances que realizaron, que fue valorado de forma positiva. A fines de mayo, el equipo llevó a cabo una presentación del trabajo a la directoras y directores de DGP que trabajan con el Procedimiento de Subrogación.
De acuerdo a Curbelo, en esta instancia el equipo adoptó como estrategia “ir a la concreto” a la hora de explicar los cambios que se incorporaron. Seris añadió que les presentaron ejemplos en los que se realizaba de forma correcta el procedimiento y otros que no. De esta forma, quienes asistieron a la reunión observaron que era necesario hacer cambios para mejorar. “Se generó un debate al final de la presentación en donde quedaron claras bastantes cosas y se oyeron propuestas”, comentó Pírez.
Sobre el tiempo en que finalizará el trabajo, Charletto comentó que “ya está casi todo definido” y que solo quedan revisar algunos detalles. A su vez, al mismo tiempo en que concluyen el nuevo procedimiento, también están trabajando sobre la Ordenanza de ingreso a familiares de funcionarias y funcionarios fallecidos (OIFFF).
Se pretende que ambos trabajos formen parte de un manual interno de la DGP, un proyecto a largo plazo que apuesta a mejorar los procedimientos de la Dirección. Desde el equipo destacaron la oportunidad de trabajar en conjunto y de entender mejor el funcionamiento integral de la DGP. “Somos una sola Dirección, entender el trabajo de los demás está bueno”, concluyó Quintana.
En diálogo con el Prorrectorado de Gestión, desde la dirección de la DGP expresaron que valoran la mejora del procedimiento analizado y de otros a ser estudiados y destacaron que lo más importante de la experiencia es el aprendizaje de otra forma de trabajar, incorporando herramientas de gestión ágil y trabajo colaborativo.